發布於 2025-03-11 144

【科技新知】Word如何合併列印？批次大量發送通知/報表技巧

　　在日常辦公或學校作業中，當需要寄發大量信件、製作名牌、證書、標籤時，手動輸入資料既耗時又容易出錯。Microsoft Word 的「合併列印」功能，能將 Word 文件與 Excel 資料檔案結合，自動批次產生個人化內容，無論是大規模寄送信件、製作郵寄標籤，或是個人化證書，都能輕鬆完成。本文將詳細介紹如何使用 Word 合併列印，包括合併 Excel 資料、插入欄位、預覽結果到列印輸出，讓你快速掌握這項實用技巧，提升工作效率。

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Word 合併列印可以做什麼？

大量信件寄送：適用於郵件通知、邀請函、感謝信。
個人化標籤：批量生成郵寄地址標籤、商品條碼。
證書與獎狀：自動填入姓名、日期、獎項名稱。
問卷與回函：針對不同收件人產生專屬文件。

　　無論是公司、學校、政府機關或個人需求，這項功能都能有效節省時間，避免手動複製貼上的繁瑣操作。

Word 合併列印的準備工作

在開始操作前，請確保以下準備工作已完成：

建立 Word 模板文件：
- 內容格式需完成，並預留個人化欄位（如姓名、地址）。
準備 Excel 資料檔案：
- 第一行作為標題列（如：姓名、地址、電話）。
- 確保每筆資料都對應正確欄位。

Word 合併列印詳細步驟教學

步驟一：開啟 Word 並選擇合併列印

打開 Microsoft Word 文件。
點擊功能列的「郵件」 ＞「啟動合併列印」。
從下拉選單中選擇適合的類型，例如：
- 信件（用於批次信函、邀請函）
- 信封（適合寄送實體郵件）
- 標籤（製作郵寄或商品標籤）

步驟二：連接 Excel 資料檔案

點擊「選取收件者」＞「使用現有清單」。
找到並選擇你的 Excel 文件，按下開啟。
在選取資料表視窗中，選擇正確的資料工作表，按確定。

注意：Excel 第一行必須為欄位名稱，避免有空白欄或特殊符號。

步驟三：插入合併欄位

在 Word 文件中，將游標移至要插入個人化資料的位置。
點擊「插入合併欄位」，選擇相應的欄位名稱（如姓名、地址）。
重複此步驟，將 Excel 中的欄位依需求插入 Word 文件。

步驟四：預覽與檢查結果

點擊 預覽結果，檢查合併後的文件內容是否正確。
使用上一筆 / 下一筆按鈕，查看所有資料是否正確呈現。

步驟五：完成合併與列印輸出

確認內容無誤後，點擊 完成與合併。
選擇 列印文件 直接輸出，或 編輯個別文件 進一步調整。
根據需求設定列印範圍（全部、當前記錄、特定記錄）。

Word 合併列印常見問題與解決方法

Excel 資料無法正確顯示？
- 確保 Excel 第一列為欄位名稱，無空白行，且格式正確。
數字或日期格式跑掉？
- 可在 Excel 中設定為「文字格式」，或使用 Word 的「切換欄位代碼」來微調格式。
無法完成合併？
- 檢查資料來源檔案是否被其他程式占用，請先關閉再重新連結。

　　以上就是「Word 合併列印」的圖文教學解說，透過本文教學，你已經掌握了 Word 合併列印 的完整操作流程，無論是批次信件、標籤製作，還是個人化證書，都能輕鬆完成。善用這項工具，不僅可以節省大量時間，更能確保資料準確無誤。如果你覺得這篇文章對你有幫助，歡迎分享給需要的朋友，讓更多人掌握 Word 合併列印的技巧！而若你最近剛好想要換新蘋果手機或其他產品配件的話，記得要找挑戰手機市場最低價的傑昇通信喔！

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